Jak powinna być wyposażona sala konferencyjna?  

Sala konferencyjna powinna spełniać różnego rodzaju potrzeby osób, które będą uczestniczyć w wielogodzinnych konferencjach. Musi znajdować się w niej odpowiednio długi stół, wygodne krzesła, wysokiej jakości sprzęt audiowizualny, wystarczająca ilość gniazdek, sprawna klimatyzacja oraz oświetlenie o właściwym natężeniu. Wystrój sali powinien komponować się w jedną spójną, schludną aranżację.

Wygodne i dobrze usytuowane meble

W salach konferencyjnych istotną rolę pełnią meble. Ze względu na biznesowy charakter spotkań, stół powinien być owalny lub w kształcie litery U. Dzięki temu możliwa jest swobodna konferencja pomiędzy wszystkimi uczestnikami spotkania. Krzesła muszą być na tyle ergonomiczne i wygodne, by siedzenie na nich przez kilka godzin było jak najmniej niewygodne. Pozostałe meble w sali konferencyjnej powinny być funkcjonalne i tak usytuowane, by nie ograniczały poruszania się. Wystrój musi być spójny pod względem designu, co będzie dobre odbierane w oczach gości.

Obraz i dźwięk wysokiej jakości

Pomieszczenie powinno także zawierać wysokiej jakości sprzęt audiowizualny. Projektor musi posiadać na tyle mocną lampę, by dawała ona wyraźne kolory podczas pracy w ciągu dnia. Natomiast ekran ustawia się w taki sposób, by był widoczny przez wszystkich uczestników konferencji. W zależności od potrzeb może to być ekran na trójnogach, ekran ścienny lub ekran mobilny, który nie wymaga montażu. Najlepszym rozwiązaniem jest montaż projektora na suficie i ekran powieszony na ścianie, jednak rozmieszczenie sprzętu zależy także od charakteru danej sali. Niezbędny także jest system nagłaśniający rozlokowany na ścianach. Musi on być rozprowadzony w taki sposób, by nagłośnienie było wyraźne i zrozumiałe na każdym stanowisku. Duże sale czasem używają pulpitów wyposażonych w mikrofony.

Na co jeszcze zwracać uwagę?

Większość urządzeń wymaga podłączenia elektrycznego, dlatego w sali konferencyjnej niezbędne jest przyłącze podłogowe, które umożliwi poprowadzenie przewodów do wydzielonych stanowisk lub do stołu. Ilość gniazdek powinna być możliwie duża, natomiast okablowanie nie powinno niebezpiecznie wić się między nogami. Ekspert z hotelu Orle w Gdańsku dodaje:

Sala musi także posiadać dobrze działającą klimatyzację oraz odpowiednie oświetlenie. Zbyt małe natężenie światła może utrudniać pisanie, natomiast za mocne światło szybko będzie męczyć oczy.