Zasady projektowania funkcjonalnych powierzchni archiwalnych

Funkcjonalne, dobrze urządzone archiwum to takie, w którym wszystkie dokumenty mają przypisane miejsce i można bez problemu sięgnąć po te, które nas interesują, w dowolnym momencie. Aby osiągnąć taki stan, trzeba odpowiednio zaprojektować powierzchnię archiwalną. Doradzamy, jak powinno wyglądać funkcjonalne archiwum i czym kierować się przy jego projektowaniu.

Czym jest archiwum?

Archiwum to miejsce, w którym przechowuje się różnego rodzaju dokumenty. Funkcjonują one od najdawniejszych czasów, kiedy to ludzie gromadzili dokumenty, aby uchronić  cenne informacje. Z początku w archiwach znajdywały się jedynie potwierdzenia praw własności. Z czasem zaczęły dochodzić do nich też inne dokumenty ważne dla sprawowania władzy i funkcjonowania państwa. Dawniej archiwa prowadzone były przez instytucje kościelne oraz osoby prywatne. Z biegiem lat trafiało do nich coraz więcej materiałów uznawanych za cenne dla państwa i kultury. Dzięki archiwom posiadamy ogromną wiedzę na temat tego, co działo się na świecie przez minione wieki.

Co powinno znaleźć się w archiwum?

Funkcjonalne archiwum urządzone jest tak, że wszystkie dokumenty mają w nim swoje, na stałe przypisane miejsce. Są one odpowiednio uporządkowane, a więc równocześnie łatwe do odszukania w dowolnym momencie. Jak przekonują specjaliści z firmy Acta Nova, powierzchnia archiwalna w firmie powinna posiadać ochronę przeciwpożarową, ochronę przed włamaniem oraz ochronę przed nasłonecznieniem. Co więcej, stan techniczny budynku, w którym się ono mieści, musi być regularnie sprawdzany. Konieczne są regularne kontrole wszystkich instalacji, alarmów, a także stanu technicznego wszystkich znajdujących się w archiwum urządzeń.

Jakie meble do archiwum?

Podstawą umeblowania w każdym pomieszczeniu archiwalnym powinny być solidne i funkcjonalne regały metalowe. Mogą być stacjonarne lub przesuwne, najważniejsze, aby były dostosowane do przechowywania teczek, pudeł archiwalnych i segregatorów. Nie da się ukryć, że wygodne regały archiwalne usprawniają organizację różnego rodzaju archiwów, ponieważ zapewniają bezpośredni, swobodny dostęp do każdej półki i do wszystkich dokumentów. Ponadto, regały są łatwe i szybkie w montażu i demontażu, a te solidnie wykonane cechują się dużą stabilnością oraz odpornością na korozję i zabrudzenia. Dzięki ich cechom mogą służyć w archiwum przez wiele lat. Inną ważną cechą regałów archiwalnych jest fakt, że ich umieszczenie w archiwum zapewnia maksymalne wykorzystanie jego powierzchni. Wszystko dlatego, że producenci dbają, by wymiary regałów można było bez problemu dostosować do wymiarów określonego pomieszczenia. Dla usprawnienia organizacji w archiwum, każdy regał powinien być w odpowiedni sposób oznaczony.