Jak powinna być urządzona sala konferencyjna?

Wiele firm nie posiadając własnej sali konferencyjnej, w razie potrzeby decyduje się na wynajęcie takiego pomieszczenia. Odpowiednio wyposażona sala konferencyjna dodaje prestiżu spotkaniom biznesowym, naukowym, czy firmowym. Pozwala zarówno organizatorom, jak i uczestnikom czuć się komfortowo i czerpać satysfakcję z uczestnictwa w tych wydarzeniach. Jak więc powinna wyglądać profesjonalna sala konferencyjna?

Lokalizacja obiektu

Ważne dla prestiżu konferencji czy biznesowego spotkania jest usytuowanie sali konferencyjnej. Z całą pewnością musi to być miejsce przyjazne dla wszystkich zaproszonych gości. Miejsce, które będzie dobrze skomunikowane, łatwe do zlokalizowania, ale jednocześnie spokojne oraz odseparowane od miejskiego zgiełku. Coraz częściej organizowane są konferencje wyjazdowe, a na obiekty konferencyjne wybierane są te umiejscowione w otoczeniu przyrody, co sprzyja osiąganiu lepszych rezultatów szkolenia, pertraktacji biznesowych, czy firmowej narady. Pozwala także na zorganizowanie atrakcji w czasie wolnym. Rozmawiamy z przedstawicielem Ośrodka Wczasowo-Konferencyjnego Bel-Ami w Zakopanem:

Dysponujemy w pełni wyposażonymi salami konferencyjnymi z pełnym zapleczem technicznym. Łatwy i szybki dostęp do licznych atrakcji znajdujących się w okolicy pozwala efektywnie zagospodarować wolny czas podczas kilkudniowych konferencji: uczestnicy mogą skorzystać z różnych form aktywności fizycznej, poznać kulturalną stronę Podhala i lokalny folklor lub oddać się odkrywaniu smaków kuchni góralskiej. Zapewniamy pomoc przy organizowaniu imprez firmowych, kolacji i bankietów, spotkań integracyjnych, wycieczek z przewodnikiem czy kuligów.

Trochę o technikaliach

Sale konferencyjne oferują zwykle bezpłatny parking i dostęp do bezprzewodowego internetu. Nie chcemy przecież zmuszać gości do nerwowego poszukiwania miejsca parkingowego na chwilę przed rozpoczęciem spotkania. A stabilne łącze internetowe, umożliwiające łatwe podłączenie się do sieci i korzystanie z niej bez limitów to dziś podstawa. Dobrze wyposażona sala konferencyjna musi mieć przede wszystkim wysokiej jakości sprzęt multimedialny, np. projektor i ekran oraz nagłośnienie. Zapewni to zarówno wszystkim uczestnikom, jak i prowadzącemu spotkania, komfort pracy. Sala konferencyjna powinna oferować także profesjonalną obsługę oraz wsparcie techniczno-organizacyjne. Odpowiedzialność za sprzęt, podłączenie go i zapewnienie działania bez zarzutów, nie może spoczywać na barkach osób prowadzących spotkanie. Równie istotne jak sprzęt są meble. Jeśli konferencja ma trwać kilka godzin, nie zmuszajmy jej uczestników do siedzenia na twardych krzesłach. Zadbajmy o wygodne, ergonomiczne, odpowiednio dostosowane do kręgosłupa krzesła i przestronny stół lub wygodne blaty. W przypadku burzy mózgów wśród pracowników przyda się tablica, flip-charty i materiały do pisania. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik, ponieważ wszelkie odciągające uwagę od istoty spotkania działania, zabierają czas i wprowadzają niepotrzebne zamieszanie. Co więcej – nie robią dobrego wrażenia na gościach. A przecież w przypadku np. spotkań biznesowych od tego jak wypadniemy, może zależeć nasza biznesowa przyszłość.