Jak urządzić recepcję?

Dlaczego aranżacja recepcji jest ważna? Dlatego, że pierwszy kontakt z firmą w olbrzymim stopniu przekłada się na ogólną opinię klientów i kontrahentów na jej temat. Chcesz, by twoje przedsiębiorstwo było postrzegane jako dobrze zorganizowane, przyjazne i nowoczesne? Postaraj się, by takie wrażenie wywierała na gościach atmosfera panująca w recepcji.

Na początek naszych rozważań postawmy się w roli gościa lub petenta. Podchodząc do lady recepcyjnej w biurze, przychodni, hotelu czy w urzędzie, chcemy jak najszybciej zdobyć interesujące nas informacje. Pytamy o możliwość załatwienia rozmaitych spraw, dostępne terminy spotkań itd. Liczymy na sprawną, ale też sympatyczną obsługę. Świadomie lub nie, zwracamy uwagę na sposób, w jaki odnosi się do nas pracownik za kontuarem, oceniamy też jego kompetencje. Chcemy, by nasza sprawa została załatwiona szybko i w przyjazny sposób. Na ogólny odbiór tego doświadczenia będą wpływały dwa czynniki: zachowane recepcjonisty i ogólny komfort całej sytuacji. Duży wpływ na oba te aspekty ma wyposażenie recepcji.

Przy ladzie recepcyjnej

Wygląd lady recepcyjnej jest niewątpliwie istotny. Ten z reguły duży mebel często determinuje cały wystrój wnętrza, powinien więc być dopasowany do ogólnej koncepcji aranżacyjnej, a poza tym zawsze zadbany i czysty. Jednak podstawowym zadaniem lady recepcyjnej jest zapewnienie wygody gościom i – o czym nie wolno zapominać – pracującej tu osobie.

Podczas wyboru lady recepcyjnej trzeba zastanowić się, jak dużo czasu będzie wymagała obsługa gości. Jeśli rozmowa z recepcjonistą może przeciągać się do kilku minut, warto wybrać model z niższym modułem, przy którym spotkanie może odbywać się na siedząco. Z kolei jeśli recepcjonista udziela wyłącznie krótkich informacji, np. na temat lokalizacji poszczególnych biur lub gabinetów, właściwym rozwiązaniem będzie wysoki kontuar – wyjaśnia nasz rozmówca z firmy Meblant.

Kolejna sprawa to przestrzeń robocza, ukryta przed wzrokiem gości. Tu musi znaleźć się miejsce na wszystkie narzędzia niezbędne dla właściwego funkcjonowania recepcji. Obecnie jest to przede wszystkim komputer, czasem również notatniki, księgi gości i rozmaite dokumenty; lada powinna więc mieć moduł biurka. Na recepcji warto wygospodarować też miejsce na przychodzącą do biura korespondencję. Może ono znajdować się pod ladą lub w szafach umieszczonych za plecami recepcjonisty. Wybierając odpowiednie rozwiązanie, trzeba pamiętać o komforcie pracowników. Na ograniczonej przestrzeni trudno o zachowanie porządku, co będzie skutkowało dezorganizacją, uciążliwą dla recepcjonisty, a w konsekwencji również dla gości.

Recepcja z poczekalnią

W przypadku przychodni lekarskich oraz hoteli standardem jest łączenie recepcji z poczekalnią. Coraz częściej takie rozwiązanie stosowane jest również w przedsiębiorstwach z innych branż. Nawet na niedużej przestrzeni warto jest rozważyć urządzenie chociażby maleńkiej strefy z miejscami siedzącymi i stolikiem, gdzie klient czy gość będzie mógł wygodnie zaczekać, np. czytając czasopisma lub pijąc kawę. W nowoczesnej recepcji dużo lepiej niż krzesła sprawdzą się wygodne, modułowe meble tapicerowane. Na rynku dostępne są m.in. tapicerowane ławki (sprawdzą się w poczekalniach długich, ale wąskich, organizowanych np. w korytarzach), pufy, a nawet większe komplety wypoczynkowe z sofami i fotelami. Kupując takie meble, warto zwracać uwagę na jakość materiałów obiciowych i wybierać odporne tkaniny, najlepiej tzw. łatwoczyszczące, które pozostaną w nienaruszonym stanie przed długi czas nawet przy bardzo intensywnym użytkowaniu.