Czym powinna charakteryzować się dobra szafa aktowa?

Choć coraz więcej spraw możemy załatwić online, prowadząc działalność gospodarczą nie sposób uniknąć konieczności tworzenia i przechowywania dokumentów papierowych. Na fizycznych nośnikach utrwalamy przede wszystkim rozmaite umowy, dane personalne pracowników, a także prospekty handlowe i wiele, wiele innych. Aby utrzymać wszystkie te akta w porządku, warto opracować dobry system przechowywania i segregacji.

Firmowe biuro to strategiczne miejsce w każdym przedsiębiorstwie. Tu podejmowane są kluczowe decyzje i właśnie tu każdy udaje się po potrzebne informacje. Żeby łatwo je odnaleźć, wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w usystematyzowany sposób. Ułatwiają to właśnie szafy aktowe.

Wybieramy szafę do biura

Wybór typu szafy, która będzie służyła do przechowywania dokumentów, zależy od wielu czynników. Po pierwsze, musimy zastanowić się, czy poszczególne kartoteki lub akta będą przechowywane w osobnych teczkach, czy może we wspólnych segregatorach. Po drugie, trzeba wziąć pod uwagę stopień ochrony, jaki musimy zapewnić dokumentom.

W biurach, sekretariatach i kancelariach, gdzie dokumentacja porządkowana jest za pomocą segregatorów, maksymalną wygodę zapewnią metalowe szafy biurowe z półkami o standardowych wymiarach – mówi ekspert z firmy Meblant. Natomiast w miejscach, gdzie obowiązują szczególne, odgórne standardy odnośnie przechowywania akt, czyli np. w rejestracji przychodni zdrowia albo biurze detektywistycznym, warto sięgnąć po specjalną szafę aktową.

Funkcjonalna i bezpieczna szafa aktowa

Typowa szafa aktowa ma postać słupka z kilkoma szufladami, które umożliwiają alfabetyczne lub chronologiczne porządkowanie dokumentów. Wymiary szuflad powinny być dopasowane do formatu dokumentów, czyli np. A4 i A3.  W sytuacji gdy dokumenty zawierają informacje wrażliwe lub poufne, konieczne jest zapewnienie im właściwej ochrony. W tym celu stosuje się metalowe szafy aktowe z zamkiem na kluczyk. Wybierając szafę aktową warto zwrócić uwagę na kilka istotnych parametrów. Pierwszym z nich jest rodzaj i maksymalne obciążenie prowadnic. Papierowe dokumenty są dość ciężkie, dlatego musimy mieć pewność, że mechanizm nie zepsuje się, nawet jeśli będziemy sięgać do archiwum często. Kolejną ważną kwestią są blokady zabezpieczające przed jednoczesnym otwieraniem kilku szuflad i przed wywróceniem szafy. Ich obecność jest bardzo ważna – nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której ciężar kilku wysuniętych szuflad przeważa i przewraca cały mebel. Na rynku dostępne są szafy biurowe z różnych materiałów, jednak za najlepsze uważa się te metalowe. Szafy wykonane z blach są solidne, trwałe i zapewniają najlepszą ochronę dokumentom. Ich dużą zaletą jest też łatwość utrzymania w czystości.